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经销商如何避免仓储管理的漏洞
来源: 《华夏酒报》  2007-07-23 09:57 作者:张势之
  前些天去拜访一个客户,碰巧赶上经销商在整理库房。一个收废品的也在帮忙整理。成捆的原来曾销售过,现在已经不再销售的产品的海报和堆箱 ,被抬上了废品车。据我所知,这些产品的堆箱是经销商3.5元一个从公司买来的。结果干干净净连包装都没坏,被4毛钱一斤给卖掉了。后来,出现了很戏剧化的并让人不得其解的一幕,库管跑过来说:常总,在小库里找到30件奶……过期了!
     这个经销商的办公及仓储地点原来是一处工厂,大仓库是原来的车间 。因为仓库不够用,有几间原来工厂的宿舍也改成了几个库房,主要是装一些促销品什么的,到季节性存货阶段,大仓库有压力的时候也用来装商品。那30件过期的产品就是在其中一个装促销品的小库房找到的。说起来有点像笑话,竟然有货过期不知道,那么给搬走卖掉是不是也不知道呢?
     针对这个情况,经销商请我帮忙整顿治理一下仓储管理。了解之后,我大吃一惊。
     首先,按理说,库管在经销商的企业已经4年,可以说是一个老人了,在管理经验上应该毫无问题。但事实是,他不懂丝毫的仓储管理,做的工作也就局限于开入库单和出库单,真无法相象,年销售额达到2000多万的经销商企业是怎样过来的。因为库管是外地人,并且因为出货时间的不规律性,库管就吃住在公司,库房内的产品被其吃喝是常事;其次,库房根本就没有出货管理制度,不是三方签字。在工作忙的时候,司机可以自己装车,无人监督,全靠个人自觉。再次,经销商有多个库房,只有整体的进库单,没有分库记录,严重的导致产品在小库房过期。
     事后了解,其实这些问题经销商早就有所察觉,也进行过改革,可都不了了之,在以前出现的账物不符的情况,基本因为基础销售额大,没有对一点点的损失太在意,导致现在,却出现了库存产品过期的问题。
     再看另外一个真实的案例:
     2006年初,笔者所在公司推出一个新品,因为完全区别于其他产品,公司决定开发新的经销商,经朋友介绍,我接触了一家较大规模的经销商。和该客户联系好时间,我如约到达。进入办公室,被告知老总在库房,我步入库房,经人指点找到老总。很朴实的一个人,站在那,指挥司机们装车。我打了招呼,该老总就和我谈起了代理事宜,因现场嘈杂,我说:回办公室谈吧?一会儿,司机们装完车,我和老板回到办公室。开始谈判后,还没说几句,进来个装卸工,说:老板,装车了。老总嗯了一下,对我说:不好意思,等一会儿呀,说着出去了。我非常纳闷,难道还要老板跟着装车……?
     原来,该老板代理产品繁多,仓储管理混乱,司机把高价值的奶粉装进方便面箱里带出库房,私自销售。虽然开除了几名司机和业务,但是这种事仍时有发生,没有好的办法,老板就只好自己盯着装车……
     应该说,我举的这两个案例可以说只能算个案。在实际营销活动中,中小经销企业仓储管理中的漏洞不少。但是哪怕草根出身的经销商老板,都已然对仓储方面有了加强管理的想法和迫切的需求。他们更多的是要知道如何下手。实力稍强的采用电脑系统进行管理。稍差一点的就自己累一点妻子盯守。脑子活的找一些书本和听一些专家讲课,力图解决此问题,但在实际过程中总有套用不上的感觉。并不是专家讲的不对,同样的病,还要视体质不同,斟酌下药量。然而这一点往往被急于取经治病的人忽略。   
     在笔者接触的经销商企业中,谈到仓储管理时,有些客户非常自信的讲,我用的是最先进的管理软件,我现在打开电脑一查就能知道库房还有多少产品。但是管理的最终主体还是人,针对特定产品的经销商而言,看看电脑能知道还有多少产品,那么知道海报还有多少吗?准确吗?促销品还有多少?准确吗? 仓储破损有多少?临期返货有多少?笔者认为,市场是动态的,关联的管理就是动态的,真正仓储管理不局限在库房内产品的管理,而是和销售活动相辅相成,是辅助销售,争取利益最大化的工具。
     我所熟知的一家经销企业就把仓储管理和销售挂钩,形成一个管理链,相互制衡。我把该公司个个部门都张贴的一份文件摘录给大家(如下所示),当然,因为其代理产品的特殊性,它的模式不一定所有经销商企业都适合,但我希望,能在其中看出一些端倪,受到一些启发。 
     ×××公司作业流程规范  
     1.内勤:根据各地订单组织大订单,在规定时间内向公司订货,然后将各个销售点的订单分南北片和大订单交库房进行排货准备。如果订货6小时之内内勤未把大订单及小订单交往库房,导致库房车辆安排不及时,库房可直接下罚单。
     2.营运部(仓储):根据内勤上交的小订单组织发货,如果货在中午12点前到,4小时内发货完毕;如果12点后到货,要求在第二天中午12点前发货完毕。接到业务统一上交的订单,24小时内发货到位。县区48小时送到。
     对于库房内产品保质期密切关注,在产品保质期还剩一半前,对销售部下达通知,要求销售部在48小时之内做出处理方案,由总经理签字确认。交库房一份。如果销售部在规定时间内未做出处理方案,库房必须对其下达罚单,否则,公司将对营运部进行处罚。第一次罚单按货值的10%。第二次20%,依此类推。
     3.销售部:市内业务当天下班前将订单统一整理后交库文章来源华夏酒报房安排送货,如果有临时加货情况,营运部也可安排送到。县区客户订货由县区主管下达订单,并且保证经销商账面有款。接到营运部的临期品处理通知,应及时制定处理方案及执行处理案。否则在库房产生的产品损失由销售部承担。  
     4.财务:对经销商费用及款项进行管理,在保证经销商账面有款的情况下,对订单签字,转营运部发货。  
     5.营运部(仓储):对于要求退回库房的货物,必须见销售主管签字的《临期品处理活动结案》,才可以收货。特殊情况必须有总经理签字。收回库房的临期产品必须每日一清,24小时内要求销售部做出处理方案。如果销售部在24小时内未做出处理方案,营运部必须对其下达罚单(罚单标准,货值的20%),否则公司将对营运部进行处罚。  
     可能以上的规范还不算严谨,但是笔者认为,他已经把仓储管理列入了销售活动的一环,在认识上就有了质的飞跃。所有的管理手段都是围绕着需求而生,本文的目的不是向读者推荐某种管理制度,只是告诉大家,有效的才是合理的。结合成熟的管理手段,解决细节问题。使企业运作形成围绕销售的管理链。
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编辑:尹贵超
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